Tentang Catatan Mutu ISO 9001

Pengertian Catatan Mutu dalam ISO 9001 : 2000 / 2008 (element 4.2.4) adalah suatu bukti dari proses kerja yang telah dilakukan / dikerjakan. Bukti ini dapat ditulis dalam sebuah form sesuai prosesnya masing- masing, Contoh catatan mutu seperti : Laporan Harian Produksi, Form Evaluasi Supplier, Formulir mutasi, schedule produksi, Laporan barang masuk, kartu stock, dsb. Catatan mutu pada prinsipnya juga merupakan suatu dokumen secara format formnya itu sendiri dengan nomor dokumen yang tercantum sesuai prosedur pengendalian dokumen. seperti diketahui bahwa fungsi suatu dokumen yang utama adalah sebagai acuan kerja, sedangkan catatan mutu sebagai hasil - hasil dari proses yang dikerjakan, jadi sangat jelas perbedaannya.

Berikut ini merupakan alur proses pengendalian catatan mutu:

Identifikasi
semua laporan / bukti kerja yang ada di suatu tempat kerja / bagian harus diidentifikasi sesuai kebutuhan dan dicatat dalam "master list catatan Mutu"

Penggunaan / penerapan
Catatan mutu yang beredar sesuai masa simpan dalam master list catatan mutu harus diperiksa agar tidak terjadi catatan mutu kadaluarsa (lewat masa simpan) menjadi menumpuk di tempat pemakaian. Dalam pemeliharaan catatan mutu di tempat pemakaian harus dipastikan mudah ditemukan bila dibutuhkan, tidak rusak dan mudah dibaca.

Pemusnahan
teknis pemusnahan catatan mutu yang sudah lewat retensi (masa simpanya) dapat dimusnahkan dengan cara dibuang, dibakar, atau dijauhkan dari tempat pemakaian dengan status pastinya obsolete (tidak berlaku)
Demikian sekilas tentang pengendalian catatan mutu......